15 tips para escoger un sitio para tu evento
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La organización de eventos no es un trabajo fácil, son muchos los aspectos a tomar en cuenta; el catering, el equipo de sonido, el personal, las fechas, la cantidad de invitados… Sin embargo, previo a todo esto, lo principal es escoger un sitio para tu evento, pues es importante que cumpla con todas tus expectativas y necesidades.
Para escoger el lugar en el que se realizará tu evento no solo es cuestión de visitar un par de sitios únicamente, es necesario tomar en cuenta ciertos puntos y especificaciones para que puedas garantizar que tu evento salga lo mejor posible.
A continuación, te presentamos 15 tips para escoger el mejor sitio para tu evento:
Haz una lista donde incluyas los datos del evento.
Incluyendo el número de invitados, el tipo de evento, la infraestructura que necesitas, las actividades que vas a realizar, los servicios que requieras… De esta forma tienes ya un plan del tipo de sitio que necesitas.
Piensa en tus invitados.
Toma en cuenta que tipo de invitados vas a tener y cómo puedes mantenerlos en un ambiente cómodo y que sea de su agrado. Ponte en su lugar y piensa como te sentirías tu acudiendo a un evento en ese sitio. Este es un aspecto clave a la hora de escoger un sitio para tu evento.
Establece la fecha que más te beneficie.
Muchos sitios aumentan o disminuyen su precio de alquiler con respecto a la temporada del año en que se encuentren. Normalmente suelen tener mayor costo durante el verano y la época de vacaciones.
Considera tener un presupuesto un poco flexible.
Esto te dará ventaja al momento de escoger un sitio para tu evento, pues seguramente encontrarás sitios que encajen mucho más con tu evento que otros pero que se saldrán un poco de tu presupuesto.
Parking para tus invitados.
Piensa que cuanta más gente acuda a tu evento, se incrementará la dificultad para aparcar, suponiendo que vayan en coche. Por esta razón, es recomendable que busques un sitio con parking incluido o bien, que tenga espacio suficiente de estacionamiento a sus alrededores.
No cobres el Wi-Fi a tus invitados
Si tus invitados necesitarán conexión a internet para la realización de tu evento es preferible que incluyas el precio del mismo ya sea en tu presupuesto o en las entradas al mismo, de esta forma les ahorras el tiempo de conectarse y la molestia de tener que pagar por este servicio.
Visita el lugar del evento con antelación.
Así te cercioras de que al escoger un sitio para tu evento tenga buena iluminación y que se encuentre en buenas condiciones. Piensa que muchas veces las fotos que vemos en páginas web o dossiers no concuerdan del todo con el sitio.
Pregunta si ofrecen servicio de catering.
Muchos sitios ya tienen pre-seleccionado un servicio de catering que colabora con ellos y establecen como requisito que los contrates con el catering incluido.
Pregunta si tienen un fotógrafo profesional privado que puedan ofrecerte.
Al igual que el catering, algunos lugares ofrecen los servicios de un fotógrafo para eventos profesional y especializado que trabaje para ellos. Así que, si necesitas fotografías, es una forma de ahorrar el tiempo y el esfuerzo de encontrar un fotógrafo.
Busca una ubicación que se adapte a tus invitados y que no los ponga en apuros a la hora de acudir al evento.
SI te decides por un espacio que se encuentre lejos de la ciudad piensa en la forma en que tus invitados acudirán a él. Quizás no todos tendrán la posibilidad llegar en coche. Incluso podrías proporcionar un servicio de transporte privado.
Piensa en la acústica y en el sonido.
Si son eventos musicales o qué requieran numerosos equipos de sonido, no está demás concretar una visita con el técnico de sonido que hayas contratado para revisar la acústica del sitio y verificar que es apto para el tipo de eventos que estés organizando. Al mismo tiempo, recuerda que este es un servicio especializado y no debes dudar en contactar con personal especializado en equipos de sonido para eventos.
Concuerda la posibilidad de extra-tiempo.
Establece con el sitio que vayas a contratar el precio extra si tu evento se retrasa o si al final dura más tiempo de lo previsto, de esta forma no te llevarás sorpresas si esto ocurre.
Asegúrate de que el espacio cumpla con las necesidades tecnológicas para tu evento.
Al igual que la música, si tu evento requiere de tecnologías avanzadas, cómo por ejemplo iluminación arquitectónica, televisores y pantallas LED. Encuentra un sitio que realmente te permita mantener estas tecnologías con la mayor comodidad.
Concreta la limpieza post-evento.
Consulta si el sitio que vayas a contratar se encarga de esto, de lo contrario tendrás que ser tu quién lo haga, o bien de contratar un servicio de limpieza.
Cerciórate de que la capacidad del sitio cumpla con la cantidad de invitados.
No querrás que te falte ni que te sobre espacio pues no querrás que las personas que asistan a tu evento se sientan apretadas en el lugar, ni mucho menos que te sobre demasiado espacio y que se sientan distantes el uno del otro.
Analiza con calma todos estos aspectos antes de decidirte por un sitio, siéntate y haz una lista de los pros y los contras de cada lugar y así lo tendrás en una mejor perspectiva. Sobre todo, intenta no tomar decisiones apresuradamente pues quizás a largo plazo puedan tratarte problemas.